Wangedrag hanteer – stap vir stap

Informele gesprek of kennisgewing

Wangedrag (misconduct) kan moeilik wees om te herken en te hanteer. Die belangrikste is om in goeie trou (good faith) op te tree en duidelik te onderskei watter soort wangedrag jy hanteer, want dit bepaal uiteindelik watter proses jy moet volg. Klik hier om meer te lees oor die verskillende soorte wangedrag.

As dit gering is, kan jy besluit om 'n informele gesprek te hê. Dit is steeds belangrik om dit op skrif te stel, en die werknemer te laat weet dat jy 'n formele dissiplinêre proses sal begin as dit weer gebeur.

As dit ernstiger is, laat die werknemer weet dat jy die saak gaan ondersoek en weer met hom of haar sal vergader nadat jy dit ondersoek het. Dit is belangrik om nie te verwag dat 'n werknemer kommentaar lewer op iets wat jy as ernstige wangedrag beskou voordat jy die inligting waarop jy staatmaak met hom of haar gedeel het nie. Gee die werknemer genoeg tyd om 'n ondersteuningspersoon (support person) te kry en die inligting deur te gaan.

'n Uitnodiging na 'n vergadering oor ernstige wangedrag moet:

op skrif wees ('n brief of e-pos is genoeg)
die rede vir die vergadering noem, naamlik om die bewerings van ernstige wangedrag te bespreek
waar moontlik, enige inligting insluit waarop jy dalk sal staatmaak (soos klousules in die kontrak, prosesse, klagtes van kliënte of ander werknemers, ensovoorts)
die werknemer inlig oor sy of haar reg om 'n ondersteuningspersoon saam te bring
sê of sy of haar pos moontlik deur die proses geraak kan word (nie deur die vergadering nie – daar is 'n proses wat gevolg en voltooi moet word)
genoeg kennis gee sodat die werknemer enige inligting wat jy gegee het kan deurgaan en, indien nodig, 'n ondersteuningspersoon kan kry (hoeveel tyd redelik is, hang af van die omstandighede en hoeveel inligting daar is, en wees buigsaam as die ondersteuningspersoon nie dadelik beskikbaar is nie)
omdat dit die eerste stap is, die werknemer inlig dat die ondersoek tot die beëindiging van sy of haar diens kan lei
die werknemer ook laat weet dat daar nog nie van hom of haar verwag word om op die beskuldigings te antwoord nie, want hy of sy sal 'n kans kry om enige inligting of dokumente wat jy tydens die ondersoek vind deur te gaan, en tyd kry om voor te berei, voordat van hom of haar gevra word om kommentaar te lewer. As die werknemer tog dadelik iets wil sê, kan jy dit aanteken sonder om dit as sy of haar finale antwoord te behandel

As jy die werknemer nie 'n regte kans gee om voor te berei en ondersteuning te kry nie, kan jou proses as onregverdig beskou word. Ons weet jy wil dit agter die rug kry – niemand geniet hierdie soort gesprekke nie – maar onthou dat die werknemer waarskynlik baie gespanne en bekommerd is. As deel van jou verpligting om in goeie trou op te tree, moet jy regverdig en redelik wees. Dit beteken dat jy eers behoorlik ondersoek moet instel voordat jy weer vergader om jou bevindings te deel en te bespreek.

Skorsing

By ernstige wangedrag waar dit onder geen omstandighede veilig is om die werknemer te laat aanhou werk nie, moet jy eers kyk of jou dienskontrak 'n klousule oor skorsing (suspension) het. As daar een is, volg die stappe in die klousule. Selfs as daar geen klousule is nie, kan jy steeds skorsing oorweeg, maar in albei gevalle moet jy:

eers vir die werknemer sê dat jy skorsing oorweeg (wat gewoonlik met volle betaling moet wees – skorsing sonder betaling is net 'n opsie as die dienskontrak dit uitdruklik toelaat en dit in die omstandighede redelik is – en vir 'n bepaalde, redelike tydperk)
die werknemer 'n kans gee om kommentaar te lewer op die voorstel om hom of haar te skors (hy of sy het dalk voorstelle wat dit moontlik maak om in 'n ander hoedanigheid aan te hou werk)
die werknemer redelike tyd gee om te antwoord – hoe lank hang af van hoe dringend dit is, wat die kommer is, en of die werknemer advies kan kry
nie vooraf besluit dat jy gaan skors nie (deur byvoorbeeld die werknemer se toegang tot stelsels of sy of haar foon af te sny)
eers skors nadat die werknemer geantwoord het en jy sy of haar insette oorweeg het – en net as dit steeds die enigste redelike uitweg is

In uitsonderlike gevalle, soos 'n onmiddellike gevaar vir veiligheid, kan 'n dringende tydelike skorsing sonder vooraf oorlegpleging geregverdig wees – maar jy moet steeds regverdig en redelik optree, en die werknemer so gou moontlik 'n kans gee om kommentaar te lewer.

Ondersoek die beskuldiging of die optrede

Indien nodig, afhangende van die soort wangedrag, kry skriftelike verklarings van getuies met besonderhede soos:

die datum van die voorval
hoe laat dit gebeur het
'n beskrywing van die beweerde gedrag.

Sê vir die getuies dat hul tersaaklike getuienis, en gewoonlik ook wie hulle is, met die werknemer wat jy ondersoek gedeel sal word, sodat die werknemer kan antwoord. As daar 'n werklike rede vir vertroulikheid is, kry advies – die werknemer moet steeds 'n regverdige kans kry om op die beskuldigings te antwoord. As jy dit self gesien het, skryf jou eie verklaring van wat gebeur het, en kry verklarings van ander getuies as dit moontlik is.

Moenie die uitkoms vooraf bepaal nie. Enige optrede wat as 'n vooraf besluit (predetermination) gesien kan word, kan jou in die moeilikheid laat beland. Dit is belangrik om altyd 'n oop gemoed te hou. Die Employment Relations Authority (ERA) en die Employment Court sal kyk na wat jy gedoen het en wat 'n redelike werkgewer in al die omstandighede kon gedoen het, met inagneming van die hulpbronne wat die werkgewer destyds gehad het.

Kyk na die dokumente

Kyk na die maatskappy se tersaaklike beleide en die werknemer se dienskontrak vir klousules wat onaanvaarbare gedrag beskryf. So kan jy bevestig dat die werknemer jou reëls, beleide of dienskontrak oortree het, as die beskuldigings bewys word.

Sit die beskuldigings en getuienis op skrif

Sit die beskuldigings en jou getuienis in 'n brief uiteen, sodat die werknemer daarop kan kommentaar lewer. Die brief moet die volgende insluit:

besonderhede van die beskuldigings (insluitend enige getuieverklarings)
uittreksels uit die tersaaklike klousules van die dienskontrak of maatskappybeleide wat moontlik oortree is as die beskuldigings bewys word
'n datum waarop jy met die werknemer wil vergader om die beskuldigings te bespreek (laat die werknemer weet hy of sy mag 'n ondersteuningspersoon of verteenwoordiger saambring)
wat die gevolge kan wees as die beskuldigings bevestig word (byvoorbeeld 'n skriftelike waarskuwing of, in ernstige gevalle, beëindiging van diens)

Vergader met die werknemer

Reël 'n vergadering met die werknemer – julle mag albei 'n ondersteuningspersoon saambring as julle wil.

Verduidelik waarom jy die vergadering belê het. Verduidelik die beskuldigings teen die werknemer en wat die moontlike gevolge is as dit bewys word.

Gee die werknemer die kans om sy of haar kant van die saak te vertel. Laat die werknemer aan die einde van die vergadering weet hoe lank jy gaan neem om die saak te oorweeg, en wanneer en hoe jy hom of haar van die uitkoms sal laat weet.

Moenie 'n besluit neem sonder om die werknemer se verduideliking werklik te oorweeg nie. 'n Regverdige en redelike werkgewer is verplig om in goeie trou op te tree. Dit beteken om opbouend te wees en goed te kommunikeer om die diensverhouding in stand te hou. Daarom is dit uiters belangrik om tyd te neem om daaroor te dink, en dan nog 'n bietjie meer daaroor te dink.

Neem jou besluit

Oorweeg al die getuienis en besluit wat die uitkoms sal wees. Wanneer jy 'n voorlopige besluit geneem het, moet jy dit met die werknemer bespreek en vir sy of haar antwoord vra. Eers nadat jy die antwoord oorweeg het, kan jy 'n finale besluit neem. Jy kan:

die beskuldigings van die hand wys
'n informele waarskuwing gee
'n formele waarskuwing gee
as die gedrag ernstig genoeg is, 'n finale skriftelike waarskuwing gee
as die gedrag ernstige wangedrag is en ontslag geregverdig is, die werknemer ontslaan – óf sonder kennisgewing (summiere ontslag of summary dismissal), óf met kennisgewing of betaling in plaas van kennisgewing (dit hang af van hoe ernstig die gedrag is, en van wat in jou dienskontrak of beleide staan)

Wanneer jy besluit hoe om die gedrag te hanteer, oorweeg wat 'n objektief redelike werkgewer in jou situasie kon doen.

Stel jou bevindings in 'n brief aan die werknemer uiteen, en noem watter klousules of beleide oortree is. Sê wat kan gebeur as die gedrag herhaal word.

As die wangedrag herhaal word

As jy verdere wangedrag deur dieselfde werknemer sien of beskuldigings daaroor ontvang, moet jy die proses hierbo herhaal – of dit nou dieselfde gedrag is of iets anders. Wees versigtig om op vroeëre waarskuwings vir 'n ander soort wangedrag staat te maak. Of jy dit kan doen, hang af van wat in daardie waarskuwings gestaan het – 'n waarskuwing moet duidelik sê watter verdere gedrag tot ontslag kan lei – en van die omstandighede. Enige besluit om iemand te ontslaan moet steeds op 'n regverdige proses berus, volgens die tersaaklike beleide of klousules van die dienskontrak.

As die wangedrag weer bewys word, kan jy, afhangende van die soort wangedrag:

oorweeg of die gevolg wat in jou laaste geldige waarskuwing genoem is, steeds gepas is – dit volg nie outomaties nie, en hang af van die nuwe gedrag, wat die waarskuwing gedek het, of dit nog geld, en die werknemer se antwoord
nog 'n formele waarskuwing gee (daar is geen beperking op hoeveel waarskuwings jy kan gee nie – dit hang af van die soort wangedrag)
'n finale skriftelike waarskuwing gee wat sê dat die werknemer ontslaan kan word as die gedrag weer gebeur
as die wangedrag ernstig genoeg is of dikwels herhaal is, oorweeg om die werknemer te ontslaan.

Hou altyd rekord van enige gesprekke wat daarmee verband hou. Jy kan dalk nie op vorige wangedrag staatmaak as dit nie behoorlik op skrif gestel is nie.

Wat op 21 Februarie 2026 verander het

Die Employment Relations Amendment Act 2026 het verander hoe ontslag beoordeel word en watter regshulp (remedies) beskikbaar is. Die belangrikste punte vir werkgewers:

Die toets of ontslag geregverdig is (artikel 103A). Die Authority en die hof vra steeds of jy die saak behoorlik ondersoek het volgens die middele wat jy het, of jy jou kommer met die werknemer geopper het, of jy die werknemer 'n redelike kans gegee het om te antwoord, en of jy die antwoord eerlik oorweeg het. Hulle kyk nou ook of die werknemer enige van daardie stappe gekniehalter het (artikel 103A(3)(e)). 'n Fout in die proses maak 'n ontslag nie op sigself ongeregverdig nie, tensy die werknemer daardeur onregverdig behandel is (artikel 103A(5)).
Die werknemer se eie gedrag (artikels 123B en 123C). As die werknemer se eie optrede bygedra het tot wat gebeur het, en daardie optrede ernstige wangedrag (serious misconduct) is, kan geen regshulp toegeken word nie. As die werknemer se optrede bygedra het maar nie ernstige wangedrag is nie, is herindiensneming (reinstatement) en vergoeding vir krenking of verlies aan voordele nie beskikbaar nie, en ander regshulp kan met tot 100% verminder word (artikel 124(2)). Die werknemer se optrede moet laakbaar wees, nie net iets wat bygedra het nie – gewone swak prestasie word gewoonlik nie so beskou nie. Die hof het beslis dat artikel 123C nie geld vir sake wat reeds voor 21 Februarie 2026 begin het nie (The Board of Trustees v LGY [2026] NZEmpC 46 by [8]), en die Authority het dieselfde benadering gevolg vir artikels 123B, 123C en 124 (OAS v JIK Ltd [2026] NZERA 474 by [62]–[63]). Hoe die nuwe reëls geld vir gebeure voor daardie datum wat eers later ingedien word, is nog nie duidelik nie.
Hoë verdieners (artikels 67I, 113A en 113B). 'n Werknemer wie se jaarlikse vergoeding $200 000 of meer is, kan nie 'n persoonlike grief (personal grievance) oor die ontslag indien nie – of dit nou as onregverdige ontslag gestel word, of as 'n onregverdige benadeling wat met die ontslag verband hou. Ander griewe, soos diskriminasie of seksuele of rassige teistering, is steeds beskikbaar. Wanneer die werkgewer besluit of so 'n werknemer ontslaan word, hoef hy of sy nie die gewone inligting en kans om kommentaar te lewer te gee nie, en ook nie skriftelik redes as die werknemer daarvoor vra nie. Niks hiervan geld as die dienskontrak skriftelik anders bepaal nie (artikel 67J), en oorgangsreëls beskerm sommige bestaande werknemers vir tot 12 maande vanaf 21 Februarie 2026.

Vir die meeste werknemers beteken niks hiervan dat jy sonder goeie redes of 'n regverdige proses kan klaarkom nie. Die Authority en die hof kyk steeds na wat jy besluit het én hoe jy te werk gegaan het (artikel 103A), en die veranderinge aan regshulp geld eers nadat hulle bevindings oor die werknemer se gedrag gemaak het.